Czy NGO są gotowe na rewolucję w ochronie praw sygnalistów? Nowa ustawa o sygnalistach kładzie solidne fundamenty pod względem etyki w miejscach pracy. Jakie wyzwania stoją przed organizacjami i jak mogą je pokonać? W jaki sposób grantodawcy mogą wspierać integrację nowych standardów etycznych? Przekonajmy się, dlaczego te zmiany są nie tylko potrzebne, ale również jak można je wdrożyć skutecznie.
Kto sygnalizuje? Co sygnalizuje?
19 czerwca 2024 roku Prezydent RP podpisał nową ustawę dotyczącą sygnalistów, czyli whistleblowerów, w Polsce. Termin „sygnaliści” dosłownie odnosi się do osób, które „dmuchają w gwizdek" – tak, jak historycznie zwracano uwagę na niebezpieczeństwa.
W dzisiejszym rozumieniu, sygnaliści to osoby, które zwracają uwagę na działania niezgodne z prawem. Nowa ustawa ma na celu zwiększenie ochrony dla osób, które zdecydują się na rolę sygnalistów. Po okresach przejściowych, tj. 3 miesiące dla sektora prywatnego i 6 miesięcy dla sektora publicznego, ustawa wejdzie w życie, wprowadzając jasne zasady i procedury w odniesieniu zgłoszeń naruszenia prawa.
Sygnalistą zgodnie z ustawą może być każda osoba fizyczna, która ujawnia informację o naruszeniu prawa związanym z pracą. Obejmuje to pracowników/czki na różnych umowach (np. stałych, tymczasowych, cywilnoprawnych), przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy, wspólników oraz członków organów zarządzających lub kontrolnych. Również osoby pracujące pod nadzorem innych wykonawców, podwykonawców lub dostawców, jak i uczestnicy/czki praktyk, staży czy wolontariatu.
Ustawa precyzuje, że sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa w 16 obszarach, które obejmują szeroki zakres życia publicznego i gospodarczego, jak np. korupcja, zamówienia publiczne, finanse, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo sieci teleinformatycznych oraz interesy finansowe państwa i Unii Europejskiej. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z przepisami lub mające na celu obejście prawa.
Ustawa nie obejmuje ochroną sygnalistów zgłoszeń dotyczących prawa pracy i BHP, takich jak mobbing czy sprawy związane z związkami zawodowymi. Kategorie te nie są wymienione w katalogu tematycznym. Jednak do rozważenia pozostaje, czy możliwe będzie zgłaszanie ich w innych kategoriach, takich jak. np. naruszenie praw konstytucyjnych, czy też zdrowia publicznego.
Ochrona sygnalistów
Kluczowe elementy nowych przepisów to obowiązek ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń, konieczność konsultacji z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi (kogo dokładnie obowiązuje ten obszar ustawy wskazuję w dalszej części artykułu) oraz zakaz represji wobec sygnalistów.
Dzięki nowym regulacjom osoby, które zgłaszają nieprawidłowości, mają zapewnioną ochronę prawną. Ustawa jasno zakazuje działań odwetowych, takich jak odmowa zatrudnienia, wypowiedzenie umowy bez wypowiedzenia lub pezpodstawna odmowa umowy po okresie próbnym.
Zakazane są także inne formy represji, takie jak obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie na niższe stanowisko, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków, mobbing, dyskryminacja czy zastraszanie. Sygnaliści mają prawo do zachowania swojej pozycji zawodowej i oczekiwania na uczciwe traktowanie ze strony pracodawców, bez ryzyka negatywnych konsekwencji związanych z donoszeniem o nieprawidłowości.
Jakie systemu zgłoszeń? Kanały i wyzwania.
Sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń ustnie, pisemnie, pod nazwiskiem oraz anonimowo, co ma sprzyjać tworzeniu uczciwego środowiska pracy oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem w organizacjach. Zgłoszenie może nastąpić poprzez kanały wewnętrzne (w ramach miejsca pracy), zewnętrzne (do organu centralnego, jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub inne właściwe organy władzy publicznej) oraz mogą ujawniać nieprawidłowości publicznie.
Dla organizacji kluczowym wyzwaniem będzie wypracowanie efektywnego systemu zgłoszeń wewnętrznych oraz ich zarządzanie.
Przepisy dotyczące systemów zgłoszeń wewnętrznych obowiązują podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników na pełen etat lub na innej podstawie. Te regulacje mają na celu ułatwienie pracownikom zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio w swoim miejscu pracy, co jest kluczowe dla skutecznej ochrony ich praw zgodnie z ustawą.
Wypracowanie procedury wewnętrznej w organizacji powinno odbywać się po konsultacjach z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, które trwają od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu procedury. Po ustaleniu procedury, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz zarządzania danymi osobowymi zgodnie z przepisami.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – jak to ugryźć?
Ustawodawca wskazuje kluczowe elementy, jakie musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych, aby zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów oraz odpowiednią reakcję na raportowane nieprawidłowości. Oto lista tych elementów wraz z propozycjami praktycznych rozwiązań do wdrożenia:
1. Wyznaczona osoba lub jednostka odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych:
NGO powinno mianować osobę lub jednostkę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń od pracowników, wolontariuszy oraz innych zainteresowanych. Przykładem praktycznym może być koordynator ds. zgodności, który jest dostępny dla wszystkich pracowników i wolontariuszy, udostępnia godziny konsultacyjne oraz posiada dedykowany adres e-mail do zgłaszania problemów.
2. Określone sposoby przekazywania zgłoszeń:
Procedura powinna precyzyjnie określać, w jaki sposób sygnaliści mogą składać swoje zgłoszenia, zarówno ustnie, jak i pisemnie, oraz jakie formy komunikacji są akceptowane. Przykładem praktycznym może być możliwość składania zgłoszeń ustnych poprzez bezpośredni kontakt z koordynatorem ds. zgodności lub pisemnie za pomocą dostępnego formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej organizacji.
3. Wyznaczona jednostka lub osoba odpowiedzialna za dalsze działania:
Organizacja powinna wyznaczyć odpowiednią jednostkę lub osobę do działań po otrzymaniu zgłoszenia, takich jak weryfikacja zgłoszenia oraz komunikacja z sygnalistą. Przykładem praktycznym może być komisja etyczna lub odpowiedni pracownik, który przeprowadza dochodzenie, zapewniając przy tym bezstronność i profesjonalizm w całym procesie.
4. Ustalone postępowanie z zgłoszeniami anonimowymi:
Procedura powinna jasno określać sposób postępowania z anonimowymi zgłoszeniami, w tym procedurę weryfikacji, przetwarzania informacji oraz podejmowania działań naprawczych. Przykładem niskobudżetowym może być formularz online pozwalający na zgłoszenia anonimowe (wyzwaniem jest jednak spełnianie warunków potwierdzenia i informacji zwrotnej dla sygnalisty), a alternatywą wykupienie dostępu do aplikacji zapewniającej anonimowość, przy zachowaniu możliwości kontaktu z sygnalistą.
5. Zapewnienie potwierdzenia otrzymania zgłoszenia:
Organizacja powinna mieć procedurę potwierdzania otrzymania zgłoszeń od sygnalistów w określonym czasie. Przykładem praktycznym może być ustalony czas na wysłanie potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez koordynatora ds. zgodności NGO, na przykład w ciągu 7 dni od jego otrzymania, informując jednocześnie sygnalistę o kolejnych krokach postępowania. Jest to wyzwaniem w przypadku braku kanałów komunikacji z anonimowymi sygnalistami.
6. Wdrożone działania następcze:
Po potwierdzeniu otrzymania zgłoszenia, organizacja powinna podjąć odpowiednie działania w celu zbadania problemu oraz podjęcia działań naprawczych. Przykładem praktycznym może być procedura przeprowadzenia dochodzenia przez komisję etyczną NGO, zbieranie dodatkowych informacji oraz podejmowanie działań reagujących, takich jak zmiana systemu lub wyciągnięcie odpowiednich konsekwencji.
7. Informacja zwrotna dla sygnalisty:
Procedura powinna zapewniać, że sygnalista otrzymuje informację zwrotną dotyczącą rozpatrzenia jego zgłoszenia w określonym czasie. Przykładem praktycznym może być zobowiązanie NGO do udzielenia informacji zwrotnej sygnaliście nie później niż 3 miesiące od otrzymania zgłoszenia, zapewniając pełną transparentność i odpowiedź na zgłoszone problemy. Tu znowu pojawia się wyzwanie w odniesieniu do anonimowych sygnalistów.
8. Informacje o zgłaszaniu naruszeń do zewnętrznych organów:
Procedura powinna zawierać informacje na temat możliwości zgłaszania naruszeń prawa do zewnętrznych organów, jak na przykład Rzecznik Praw Obywatelskich. Przykładem praktycznym może być informowanie sygnalistów przez NGO o ich prawie do składania zgłoszeń do zewnętrznych organów, jeśli nie są zadowoleni z działań podejmowanych wewnętrznie w odpowiedzi na zgłoszone problemy.
Podsumowanie i współpraca z grantodawcami
Nowe przepisy to ważny krok w budowaniu odpowiedzialności i wdrażaniu standardów etycznych w organizacjach. NGO stoją przed wyzwaniem stworzenia solidnych systemów zarządzania sygnalizacją nieprawidłowości.
Realizacja tego zadania wiąże się z kosztami i wymaga wsparcia z różnych stron. Dlatego też szczególnie ważne, jest zaangażowanie grantodawców, zwłaszcza z sektora samorządowego i rządowego i uwzględnienie możliwości finansowania procedur związanych z integrowaniem standardów etycznych NGO w programach grantowych. To duża zmiana, ale konieczna z etycznego punktu widzenia i przekładająca się na umocnienie organizacji i ich potencjału.
Przygotowując ten artykuł, korzystałam z następujących źródeł:
1. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928
2. Materiały fundacji edukacji prawnej: https://edukacjaprawna.pl
3. Materiały opracowane przez firmę consultingową Cogit: https://www.cogit.pl
Serdecznie dziękuję autorom tych źródeł za cenne informacje i inspirację.